Про заслуховування звіту директора комунальної установи Сквирської районної ради «Об’єднаний трудовий архів міської та сільських рад Сквирського району» про діяльність установи

СКВИРСЬКА РАЙОННА РАДА

КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р І Ш Е Н Н Я

ПРОЄКТ

Про заслуховування звіту директора комунальної установи Сквирської районної ради «Об’єднаний

трудовий архів міської та сільських рад Сквирського  району» про діяльність установи

Заслухавши і обговоривши звіт директора комунальної установи Сквирської районної ради «Об’єднаний трудовий архів міської та сільських рад Сквирського  району»  О.Мандриги, районна рада відзначає, що виконання функцій, покладених на установу, здійснюється у відповідності до Статуту, затвердженого рішенням сесії Сквирської районної ради від 20.06.2019 №03-34-07 та Положення про порядок надання платних послуг, затвердженого рішенням сесії Сквирської районної ради від 24.07.2013 №08-22-06.

На зберіганні в архіві знаходиться 13966 справ, фондів зберігання - 80, крайні дати документів 1944-2018 роки.  Фізичний стан облікових документів  задовільний. Заповнення стелажних полиць документами - 100%.

За період з 01.01.2019 по 01.08.2019 працівниками архіву було опрацьовано  запити та заяви громадян у кількості 241 та 171 запит представників юридичних осіб. З позитивним результатом розглянуто 387 запитів, видано 332 довідки, оформлено 66 актів. Довідки видаються у відповідності до норм чинного законодавства (Закони України «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації»). Встановлено програму Reminder, завдяки якій в режимі on-line здійснюється листування з громадянами. Постійно підтримується зв’язок із всіма архівними установами області.

Продовжується робота над створенням електронної бази документообігу, а саме: описи справ - внесено 77 організацій з 80, що нараховує 13818 справ з 13966; ведуться: іменний каталог, універсальний каталог, всі необхідні журнали реєстрації, обліку. Здійснюється  робота щодо наповнення власного вебсайту.

У відповідності до Положення про порядок надання платних послуг отримані кошти установою спрямовуються на утримання приміщення, прибудинкової території, зміцнення матеріально-технічної бази, оплату комунальних послуг, інших послуг в разі непокриття цих витрат за рахунок місцевого бюджету.

За період з 2013 рік по 2019 роки від міської та сільських рад (згідно делегованих повноважень) за надання платних послуг на рахунок комунальної установи надійшли кошти в сумі:

  • 2014 рік - 2500,00 грн. (Селезенівська сільська рада);
  • 2015 рік – 29397,79 грн. (Малолисовецька, Селезенівська, Мовчанівська, сільські ради та Сквирська міська рада);
  • 2016 рік  - 20000,00 грн. (Сквирська міська рада);
  • 2017 рік – 11870,00 грн. (Пищиківська, Шаліївська, Кривошиїнська, Домантівська сільські ради);
  • 2018 рік - 780,00 грн. (Домантівська  сільська рада).

Всього сума коштів за надання платних послуг, що надійшли на  рахунок комунальної установи, складає: за 2013 рік – 18708,83 грн., за 2014 рік – 28337,53 грн., за 2015 рік – 51119,53 грн., за 2016 рік – 45077,41 грн., за 2017 рік – 55953,48 грн., за 2018 рік – 18084,32 грн., станом на 19.08.2019 – 10460,34 грн. Тобто,  утримувати архів лише за рахунок коштів від надання платних послуг є неможливим.

Невирішеними питаннями залишаються: відсутність вентиляції у приміщеннях, віконних та дверних гратів, протипожежної та охоронної сигналізації. Вхідні двері архівосховища не відповідають нормам протипожежної безпеки.

Враховуючи пропозиції постійної депутатської комісії з питань комунальної власності та соціальної інфраструктури та керуючись п.8 ч.1 ст.43 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» районна рада

В И Р І Ш И Л А:

1. Звіт директора комунальної установи Сквирської районної ради «Об’єднаний трудовий архів міської та сільських рад Сквирського  району»  О.Мандриги  взяти до відома (додається).

2. Визнати роботу комунальної установи Сквирської районної ради «Об’єднаний трудовий архів міської та сільських рад Сквирського  району»  за звітний період задовільною.

3. Директору комунальної установи Сквирської районної ради «Об’єднаний трудовий архів міської та сільських рад Сквирського  району»:

3.1. розробити та надати на затвердження Програму розвитку архівної справи в Сквирському районі на період 2020-2025 роки, якою передбачити заходи щодо відповідного утримання архівних справ сучасними нормами, зокрема для встановлення вентиляції у приміщеннях, віконних та дверних гратів, протипожежної та охоронної сигналізації, а також на заміну вхідних дверей архівосховища.

3.2. продовжити неухильно  дотримуватися   Статуту комунальної установи Сквирської районної ради «Об’єднаний трудовий архів міської та сільських рад Сквирського району»;

3.3.  забезпечити виконання  контракту, укладеного 01.03.2017 між Сквирською районною радою та директором комунальної установи Сквирської районної ради «Об’єднаний трудовий архів міської та сільських рад Сквирського  району»;

3.4. продовжити роботу з програмою Reminder та щодо подальшого наповнення електронної бази документообігу та ведення вебсайту архіву;

3.5. продовжити інформування населення щодо діяльності установи та висвітлення інформації, яка є суспільно важливою, шляхом публікації її у засобах масової інформації;

3.6. активізувати роботу з органами місцевого самоврядування та господарствами щодо співпраці та забезпечення оформлення архівної бази.

4. Сквирській райдержадміністрації забезпечити фінансування заходів Програми  розвитку архівної справи в Сквирському районі  на 2015-2019 роки.

5.  Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника голови Сквирської районної ради та постійну депутатську комісію з питань  комунальної власності та соціальної інфраструктури.

Голова ради                                                В. Гриша

м. Сквира

___________ 2019 року

№ ___-___-07

Додаткова інформація